Van facturen in Word naar vanzelf in de browser

Freek is hovenier. Overdag staat hij in andermans tuin, met zijn handen in de grond. Zijn facturen maakte hij in Word.

Computers zijn niet zo zijn ding. Ik heb voor hem een programma gebouwd waarin zijn facturen nu vanzelf goed gaan. Gewoon in de browser, op zijn laptop of op zijn telefoon. In dit stuk lees je wat er met Word misgaat, hoe het nu werkt en wanneer je zoiets beter niet laat bouwen.

Wat gaat er mis als je facturen in Word maakt?

Een factuur in Word maken gaat meestal zo. Je opent de vorige, slaat hem op onder een nieuwe naam en past aan wat anders is. Dat is snel. Het gaat alleen vaak net niet goed.

Het factuurnummer. De Belastingdienst wil dat je facturen een doorlopend nummer hebben. In Word typ je dat nummer zelf. Vergeet je het één keer aan te passen, dan heb je twee facturen met hetzelfde nummer.

De btw. Op de factuur van een hovenier kunnen twee btw-tarieven staan, 9% en 21%. Dan moet je per tarief optellen en de btw apart vermelden. Met een online btw-calculator in een ander venster gaat dat makkelijk mis.

Oude gegevens. Je kopieert de factuur van vorige maand. De datum of het adres van de vorige klant blijft per ongeluk staan. Dat zie je pas als de klant belt.

Wie heeft er al betaald? Word weet niet welke facturen nog openstaan. Dat houd je ergens anders bij. In een schrift of in je hoofd.

Niets hiervan is een ramp. Het kost wel tijd, en het blijft aan je knagen.

Freek vond het zelf het meest omslachtig dat alles met de hand moest. De bedragen vulde hij in op een btw-calculator op een andere site. De tabellen maakte hij zelf in Word. En ook de opmaak van de factuur moest hij zelf regelen.

Hoe gaat het nu?

Freek logt in op zijn eigen administratie. Het inlogscherm heeft een Japanse esdoorn die zacht heen en weer wiegt. Daarachter zit een overzicht dat meteen laat zien hoeveel klanten hem nog moeten betalen, en hoeveel daarvan te laat is.

Een factuur maken gaat zo. Hij kiest de klant en zet erop wat hij gedaan heeft en wat het kost. De rest doet het programma. Het geeft de factuur het volgende nummer en rekent de btw per tarief uit. Het zet de verplichte gegevens erop, zoals zijn KvK-nummer. Daarna maakt het een PDF in de huisstijl van De Groene Rheede, klaar om te versturen.

Een voorbeeld met twee tarieven

Stel, een klus bestaat uit bestrating leggen en planten leveren. Met verzonnen bedragen ziet de factuur er zo uit:

• Bestrating leggen: €400,00 plus 21% btw is €84,00
• Planten leveren: €150,00 plus 9% btw is €13,50

Samen is dat €550,00 zonder btw, €97,50 aan btw en €647,50 in totaal. In Word reken je dat zelf uit en typ je het over. In het programma vult Freek alleen de twee regels in. De rest staat er meteen goed op, met de btw per tarief apart.

Welk tarief bij welk werk hoort, blijft wel iets om met je boekhouder af te stemmen. Het programma rekent uit wat jij invult. Het beslist niet voor je.

Een factuur die verstuurd is, verandert daarna niet meer. Klopt er toch iets niet, dan maakt het programma een creditfactuur. Zo hoort het volgens de regels, en zo blijft de administratie kloppen.

Naast de facturen zitten er klanten, offertes, een weekplanning en zijn kosten in. Zijn e-mail krijgt er ook een plek, zodra zijn mailbox daarheen is verhuisd. Aan de andere kant van dezelfde app staat zijn website, en die groeit heel letterlijk uit een zaadje. Dat verhaal lees je in de case over De Groene Rheede.

Ook daar is gedacht aan wat Freek scheelt. Wie via zijn website een bericht stuurt, kan meteen aangeven welke dag en welk dagdeel een eerste bezoek het beste uitkomt. Dat scheelt heen en weer bellen voordat hij kan komen kijken.

Hoe maak je software voor iemand die niet van computers houdt?

Dit was het belangrijkste deel van de klus. Freek hoeft niet te weten hoe het werkt. Hij moet het kunnen gebruiken zonder mij te bellen.

Op elk scherm staat één hoofdknop, en die is groot. De knoppen zeggen wat er gebeurt, zoals “Open de administratie”. Raden hoeft niet.

Alles werkt op een telefoon. De knoppen zijn groot genoeg voor handen die net uit de tuin komen.

Wat een computer beter onthoudt dan een mens, onthoudt het programma. De nummers en de btw-tarieven hoeft Freek niet meer te weten. Hij vult alleen in wat hij zelf weet.

En er zit een rondleiding in met verzonnen klanten. Daarin wordt niets opgeslagen. Freek kan dus eerst oefenen, en hij kan niets kapotmaken.

Freek vond het meteen goed. Hij moest er wel aan wennen, want computers zijn niet zijn ding. Zijn boekhouder kijkt zijn facturen daarom nog steeds na. Dat snap ik, en daarom zit die rondleiding erin.

Moet jij dit ook laten bouwen?

Niet per se. Werk je al met een boekhoudpakket en gaat dat goed, blijf daar dan bij. Veel zzp'ers hebben genoeg aan iets wat al bestaat.

Maatwerk wordt interessant als zo'n pakket niet bij je past. Omdat je de helft ervan nooit gebruikt en de andere helft niet snapt. Of omdat je je website en je administratie op één plek wilt hebben, in je eigen huisstijl. Voor een vakman die zijn werk wil laten zien, kan dat samengaan met een website als hovenier.

Blijf je liever bij Word? Dat kan prima. Maak dan één vast sjabloon waar je elke factuur vanaf begint, en nooit meer vanaf de vorige factuur. Houd daarnaast één lijstje bij met het laatste nummer dat je hebt gebruikt en of die factuur al betaald is. Dat vangt de meeste fouten al af.

Wat zoiets kost, hangt af van wat erin moet. Daarom begin ik met een gesprek over hoe jij nu werkt, en hoor je daarna vooraf wat het kost. Stuur een bericht, of app of bel als je dat liever doet: alles staat op de contactpagina. Hoe ik verder werk, lees je bij websites en webapplicaties op maat.

Wil je een website of webapplicatie die er echt zo uitziet als je voor ogen hebt, geen template? Stuur een bericht met wat je nodig hebt, dan hoor je van me wat het kost en wanneer het kan.

Stuur een bericht · Plan een kennismaking